Chỉ số KPI là gì? Tầm quan trọng và cách thức sử dụng

Key Performance Indicator (KPI) – Chỉ số hiệu suất là một giá trị số cho biết một tổ chức hay công ty của bạn có đạt được mục tiêu đã đề xuất hay không. KPI được các nhóm và các nhà lãnh đạo sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ. Theo dõi các chỉ số KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất công ty và dựa vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định để tìm cách phát triển công ty.

Hôm nay My Website sẽ cùng bạn tìm hiểu KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI và cách thức sử dụng KPI hiệu quả. KPI là gì?

KPI ngoài tên thường gọi là chỉ số hiệu suất, còn được biết đến với tên gọi khác như tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh. Bạn có thể tìm thêm một vài định nghĩa trên Wikipedia hoặc Investopedia. Khi bắt đầu công việc kinh doanh online thì các công việc thường làm đó là xác định quy mô tổ chức doanh nghiệp, lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, thiết kế trang web giới thiệu doanh nghiệp, xây dựng văn phòng, tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch KPI,…

KPI là gì

Ta có một vài ví dụ về KPI:

Tỷ suất lợi nhuận

Doanh thu định kỳ hàng tháng

Hoạt động của kinh doanh

Tăng trưởng doanh số bán hàng

Giá trị dự kiến

Lịch hoạt động

Các loại KPI

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều rất cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.

Có năm loại KPI chính:

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.

Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu

Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối

Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI tài chính:

MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)

Biên độ lợi nhuận

Dòng tiền hoạt động (OCF)

Vốn lưu động

Tỉ lệ hiện tại

Biến động ngân sách

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Một vài KPI doanh thu phổ biến:

Bán hàng hàng tháng

Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng

Chi phí mỗi lần mua

Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)

Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

KPI bán hàng có thể được theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng.

KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI tiếp thị:

Số lượt truy cập website

Chi phí mỗi lần mua

Điều kiện tiếp thị (MQL)

Điểm quảng cáo

Tỷ lệ chuyển đổi

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

Giá trị theo kế hoạch (PV)

Chi phí thực tế (AC)

Giá trị thu được (EV)

Biến động chi phí (CV)

Sự khác biệt lịch biểu (SV)

KPI cấp cao và KPI cấp thấp

KPI cấp cao chứng minh hiệu suất tổng thể của công ty, ví dụ về KPI cấp cao bao gồm: Tăng trưởng hàng năm, Doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) và Thị phần phân bổ khách hàng. Các cá nhân đơn lẻ không ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất này vì đây được coi là kết quả của việc làm việc theo nhóm trên nhiều phòng ban.

KPI cấp thấp cho thấy hiệu suất của các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, các chỉ số kinh doanh cấp thấp gắn liền với công việc hàng ngày của mọi người cho từng phòng ban.

Cách sử dụng KPIKPI có thể được sử dụng để giám sát hiệu suất của công ty bạn trên tất cả các phòng ban, sử dụng bảng điều khiển KPI và thêm số liệu của bạn vào bảng điều khiển KPI để có tổng quan nhanh về từng mục tiêu quan trọng. Bảng điều khiển KPI là một công cụ báo cáo thời gian thực tế của việc thu thập, gom nhóm, tổ chức và minh họa các chỉ số quan trọng của công ty, bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển KPI để theo dõi thành tích của mỗi mục tiêu của từng phòng ban.

Bảng điều khiển KPI

Giá trị lớn nhất mà bảng điều khiển doanh nghiệp hiện đại mang tới nằm ở khả năng cung cấp thông tin theo thời gian thực tế về hiệu suất của một công ty, kết quả là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các đội ngũ có thể đưa ra các quyết định có định hướng dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm giác. Một bảng điều khiển doanh nghiệp thời gian thực tế toàn diện ngay lập tức giúp ta nhận thấy các khu vực đang có vấn đề và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng.

Dưới đây là năm câu hỏi thiết yếu mà mọi người nên trả lời trước khi tạo bảng điều khiển KPI:

Kết quả kinh doanh mong muốn của tôi (mục tiêu) là gì?

Các giá trị KPI có thể được cải thiện bằng hành động như thế nào?C

húng ta có tất cả dữ liệu có liên quan cần thiết để theo dõi KPI chưa?

Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì (ví dụ: KPI và các thước đo nào nên được bao gồm)?

Làm cách nào để hình dung các chỉ số KPI cụ thể (đồ thị, số liệu, sơ đồ,…)?

Làm thế nào để lựa chọn đúng KPI?

Để chọn KPI đúng, bạn cần phải xác định mục tiêu kinh doanh của mình, mỗi chỉ số KPI bạn theo dõi cần phải đo được và gắn với việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Tốt hơn là bạn nên tập trung vào một số chỉ số quan trọng thay vì lan man ở nhiều số liệu không liên quan, chỉ giám sát các KPI có liên quan đến tổ chức của bạn và đảm bảo rằng mọi yếu tố kinh doanh của bạn đều đáp ứng tiêu chí SMART:

KPI SMART được hiểu như sau:

Specific – Cụ thể

Measurable – Có thể đo được

Attainable  – Có thể đạt được

Relevant – Những yếu tố liên quan

Time-Bound – Giới hạn thời gian

KPI Smart

Hãy nhớ là KPI khác nhau cho từng ngành công nghiệp, giai đoạn tăng trưởng và giai đoạn của dự án, chỉ thực hiện theo các tiêu chuẩn ngành nghề nếu phù hợp với mục tiêu và mong đợi của bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng các thước đo mà bạn đo lường sẽ thay đổi khi công ty của bạn phát triển và mở rộng quy mô, sử dụng các ví dụ đã đề cập ở trên để xác định KPI có phù hợp cho doanh nghiệp và đội ngũ của bạn hay không.

Đứng đầu một doanh nghiệp thành công được xem là dễ dàng hơn khi bạn sử dụng KPI cung cấp một cách tổng quan về thời điểm bạn đang hoạt động, bạn sẽ hiểu sâu hơn về xu hướng lịch sử, tiến bộ vào thời điểm hiện tại và các vấn đề xảy ra trước đó, có thể sử dụng thông tin này để duy trì tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Kết luận

KPI (Key Performance Indicator) là một giá trị có thể đo lường cho biết liệu một đội ngũ tổ chức hay công ty có đạt được các mục tiêu của họ đã đề ra hay không, có năm loại KPI chính là KPI doanh nghiệp, KPI tài chính, KPI bán hàng, KPI tiếp thị và KPI quản lý dự án.

KPI thường được theo dõi bằng công cụ báo cáo theo thời gian thực tế hay còn gọi là bảng điều khiển KPI, ở đó với mỗi chỉ số KPI của bạn phải đáp ứng tiêu chí SMART, nghĩa là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, các yếu tố liên quan và giới hạn thời gian đồng thời chỉ theo dõi số liệu phải liên quan đến tổ chức công ty và mục tiêu kinh doanh của bạn.